🧭 Responsable

Réglages, catalogue, stock, rapports, équipe et droits.

Guides pour ce rôle

• Comment lire cette documentationLes repères utilisés dans toutes les pages : rôles, modules, réglages, vidéos.
• Les applications QodPOS en un coup d'œilLa caisse, l'app serveur, l'écran cuisine, la borne, le menu QR, l'écran client et le tableau de bord : à quoi sert chacune.
• Se connecter (email, code PIN, bracelet)Comment chaque personne ouvre QodPOS, et sur quel écran elle arrive.
• Installer QodPOS sur une tablette ou un PCMettre la caisse, l'app serveur ou l'écran cuisine sur l'écran d'accueil, en plein écran.
• La liste « Mise en route »Les six premières choses à faire après l'installation, cochées toutes seules.
• Encaisser sa première venteOuvrir la caisse avec son fond, prendre une commande, encaisser et remettre le ticket.
• Les clients à la caisse : associer, fidélité, séparer les clientsRattacher un client à une commande, utiliser ses points ou sa carte de tampons, séparer les clients d'une même table.
• Les remisesFaire une remise sur un article ou sur la commande, avec un motif, les limites fixées par le responsable et l'accord d'un responsable au-delà.
• Payer en espèces et par carteUne partie en espèces, le reste par carte, sur la même commande — chaque part compte dans son mode.
• Les pourboiresProposer un pourboire à l'encaissement, garder la monnaie, pourboire carte, retenue et part de l'équipe.
• Plusieurs terminaux de carte (TPE)Dire sur quel terminal chaque paiement par carte est passé, pour rapprocher chaque relevé bancaire.
• Payer plus tard : comptes clients et règlementsVendre « au compte », ouvrir un compte à la caisse, encaisser un règlement et imprimer le reçu.
• Un mode de paiement à votre nom, et les commandes GlovoCréer un mode de paiement personnalisé (par exemple Glovo) et ajouter le bouton Glovo à côté de Livraison.
• Rembourser ou reprendre un articleRembourser une commande payée, en totalité, en partie ou article par article, et savoir où part l'argent.
• Annuler une commande ou retirer un articleAnnuler avant paiement, avec un motif, en disant ce que la cuisine avait déjà préparé.
• Le tiroir-caisse et les dépensesOuvrir le tiroir à la main, noter les dépenses payées en espèces, et ce que fait la caisse des deux.
• Le rapport X et la clôture (rapport Z)Faire le point en cours de journée sans clôturer (X), puis clôturer la caisse le soir (Z), réimprimer et recevoir le rapport par e-mail.
• Lire le rapport Z, ligne par ligneCe que contient le rapport de clôture, dans l'ordre où il s'imprime, et comment chaque chiffre est calculé.
• L'historique de la caisse et le numéro du jourRetrouver les commandes de la journée, réimprimer un ticket, comprendre les étiquettes et le numéro de commande.
• Quand internet coupeCe qui continue à marcher à la caisse sans connexion, ce qui est suspendu, et comment tout se synchronise au retour.
• L'app serveur : prise en mainSe connecter, comprendre le plan de salle (couleurs, états, tables à soi), les alertes « Prêt » et le thème clair ou sombre.
• L'écran cuisineLire les commandes, démarrer et terminer chaque plat, filtrer par poste, régler le son et les priorités.
• Les bons de cuisine imprimésLire un bon de cuisine, comprendre « MODIFIÉE » et « ANNULÉE », réimprimer un bon et ce qui part vers quelle imprimante.
• L'envoi par service (entrée, plat, dessert)Faire partir les plats dans l'ordre : entrées d'abord, puis plats, puis desserts, quand la salle les envoie.
• Configurer la cuisine : imprimantes, postes, sonsActiver l'écran et les bons, ajouter les imprimantes, router les produits vers un poste, régler le son et les notes rapides.
• Le back-office : menu, rôles et accèsQui peut ouvrir le tableau de bord, ce que contient chaque groupe du menu, et pourquoi une entrée n'apparaît pas.
• Le tableau de bordLire les chiffres du jour ou d'une période : chiffre d'affaires, comparaison, modes de paiement, heures fortes, meilleurs produits.
• Les commandesRetrouver une vente, la filtrer par journée de caisse, voir son détail, exporter, encaisser ou annuler une commande ouverte.
• Les rapports Z archivés, les rapports et l'export comptableRetrouver et réimprimer une clôture, analyser une période, et remettre un fichier prêt à votre comptable.
• Le journal d'activitéRetrouver qui a fait quoi, et qui l'a autorisé : remboursements, annulations, remises, tiroir, comptes clients, suppressions.
• Les factures B2BCréer une facture légale à partir d'une vente payée ou d'un bon de livraison, la numéroter sans trou et l'imprimer.
• Les produitsCréer et modifier un produit : prix, TVA, unité, variantes, options, code-barres, allergènes, stock, recette ; archiver, ordonner et importer.
• Catégories, sous-catégories et modificateursRanger le catalogue en catégories (couleur, image, ordre, sous-catégories) et proposer des options aux produits (cuisson, sauces, suppléments).
• Formules et promotionsCréer des menus à prix fixe pour la borne et le menu QR, et gérer les codes promo et les remises rapides.
• Les clients et la fidélitéLa liste des clients, l'import, les points de fidélité et les cartes à tampons des cafés.
• Comptes clients B2B et bons de livraisonOuvrir un compte à un client servi à crédit, suivre ce qu'il doit, éditer son relevé, livrer sur bon et faire un avoir.
• L'équipe, les droits et le pointageAjouter un membre, lui donner un rôle, un code PIN ou un bracelet, des droits à la caisse, et suivre les heures travaillées.
• Le plan de salleDessiner les tables, les ranger par zone, assigner un serveur et imprimer les QR codes des tables.
• Rendez-vous, réservation en ligne et commissions (salons)Gérer l'agenda d'un salon, la page de réservation en ligne du client et les commissions des praticiens.
• Les commandes en ligneRecevoir, accepter ou refuser les commandes qui arrivent d'une boutique en ligne, de Glovo ou de l'API.
• Le stock : niveaux, pertes, lots et « stock au plus juste »Suivre les quantités par produit et par succursale, déclarer une perte, surveiller les dates limites, et comprendre pourquoi une quantité ne se saisit jamais à la main.
• Fournisseurs, bons de commande et bons d'entréeCommander à un fournisseur, réceptionner la marchandise (avec lots et dates limites), enregistrer un achat sans commande, et voir le coût se mettre à jour.
• Inventaires et transferts entre succursalesCompter le stock (aussi pour le stock de départ), clôturer l'inventaire, importer le comptage depuis Excel, et déplacer du stock d'une succursale à l'autre.
• Ingrédients, recettes, coût et margesCréer des ingrédients et des préparations, écrire la recette d'un produit, choisir la méthode de coût, et lire la marge par produit.
• La production (laboratoire) et la fermeture des invendusValider une fiche de production, prévoir la fournée de demain, préparer les commandes spéciales et déclarer les invendus du soir.
• Les commandes spécialesGâteaux sur commande, traiteur, précommandes : prix, acompte, bon de commande, devis, rappel WhatsApp et retrait.
• Import / Export (Excel)Faire entrer vos fichiers Excel (produits, ingrédients, recettes, clients, fournisseurs) et les ressortir, avec un aperçu avant d'enregistrer.
• Les réglages en un coup d'œilLes onglets de la page Paramètres, ce que chacun contient, et la recherche pour aller droit au but.
• Onglet Général : informations légales, type d'activité, prix, sauvegardes, points de venteLes mentions légales (verrouillées), le type d'activité, HT ou TTC, la licence, les sauvegardes, la connexion du personnel, les données de démonstration, les notifications, les sons et les points de vente.
• Onglet Caisse : affichage, notes rapides, écran de veille, encaissement, salleLa grille et l'aspect de la caisse, les notes rapides, la séparation des clients, l'écran de veille, les étiquettes de balance, la clôture par PIN, les prix libres et la salle.
• Onglet Modules : types de commande, applications, clients, stock, authentification, paiementsActiver ou désactiver les fonctions du commerce : à emporter, livraison, tables, apps, clients, stock, production, factures, dépenses, connexion par PIN ou bracelet.
• Tickets et impression (onglets Tickets et Imprimantes)Personnaliser le ticket client, la TVA et les mentions légales, le format du rapport Z, les imprimantes et ce qui s'imprime tout seul.
• Apparence : logo, couleur, menu QR, langue et liens des applicationsLe logo, la couleur de la marque, le style du menu QR, le style de l'interface, la langue, et les adresses à ouvrir sur les tablettes.
• Onglet Kiosque : l'apparence et le comportement de la borneLe fond, la langue, l'écran d'accueil, la densité de la grille, les ventes additionnelles, la fidélité et les codes promo de la borne.
• Onglet Intégrations : votre adresse d'envoi, WooCommerce, Glovo et APIEnvoyer le rapport Z depuis votre propre adresse (SMTP ou Brevo), les clés d'API, WooCommerce (synchronisation et correspondance) et Glovo.
• La borne de commande (kiosque)Le parcours du client devant la borne, la validation par la caisse, l'aide et la sortie du mode borne.
• Le menu QR : commander depuis son téléphoneLe QR des tables et du comptoir, ce que voit le client, et comment la commande arrive à valider en caisse.
• L'écran client (double affichage)Montrer au client son panier, le total et la monnaie à rendre sur un second écran.
• L'application AnalyticsSuivre les ventes en direct sur son téléphone : clôtures, périodes, commandes en cours, produits, équipe, stock.
• GlossaireLes mots utilisés dans QodPOS, expliqués simplement.
• Les types d'activitéCe que change le type d'activité choisi à l'inscription : modules cachés, réglages préréglés, pages propres à chaque métier.
• Qui peut faire quoiLes droits de chaque rôle, les actions qui demandent le PIN d'un manager et les applications accessibles à chacun.
• Questions fréquentes et dépannageLes situations qui reviennent le plus, avec la réponse en quelques lignes et la page à lire pour aller plus loin.