Payer plus tard : comptes clients et règlements

Certains clients (un traiteur, une entreprise, un habitué) prennent maintenant et paient plus tard. Avec un compte client, la vente s'inscrit sur son compte au lieu d'entrer dans le tiroir ; le client règle ensuite, en une ou plusieurs fois.

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Vendre au compte#

1. Composez la commande, touchez Encaisser.
2. Rattachez le client : touchez Associer un client (ou le nom du client, pour en changer). Sous son nom, la caisse indique « Compte client ouvert » ou « Pas de compte ».
3. Touchez la tuile Au compte, puis validez.

La caisse précise : « Rien n'entre dans le tiroir : la vente est portée au compte du client et réglée plus tard. » La vente compte dans le chiffre d'affaires du jour de la vente, et apparaît sur le relevé du client.

Règles à connaître :

• Une vente au compte est due en entier : pas de partage, pas de pourboire, pas de points de fidélité.
• Le client doit avoir un compte ouvert, et la caisse doit être en ligne.
• Si le client a un plafond et que la vente le dépasserait, la caisse refuse : « Plafond dépassé : … doit déjà …, cette vente porterait l'encours à … pour un plafond de … ».
• On peut aussi mettre au compte une commande déjà envoyée en cuisine ou une commande de table, à la fin du repas : rattachez le client depuis l'écran d'encaissement.

Ouvrir un compte à la caisse#

Si le client n'a pas encore de compte, la tuile Au compte affiche un petit « + » : « … n'a pas encore de compte : touchez « Au compte » pour en ouvrir un. » (Disponible quand Ouvrir un compte client à la caisse est activé.)

1. Touchez Au compte. La fenêtre « Ouvrir un compte pour … » s'ouvre.
2. Choisissez le Délai de paiement : Sans échéance (par défaut), À la livraison, 7 jours, 15 jours, 30 jours ou 60 jours.
3. Si vous le souhaitez, saisissez un Plafond d'encours (« Sans plafond » sinon).
4. Touchez Ouvrir le compte.

Un propriétaire ou un responsable ouvre le compte directement. Un caissier touche « Ouvrir le compte (responsable) » : la caisse demande alors le code ou le bracelet d'un responsable (« Autorisation requise »). L'ouverture est inscrite au journal d'activité, avec la personne qui l'a validée.

Encaisser un règlement#

Quand le client vient payer (tout ou partie de ce qu'il doit) : touchez le menu ⋯ de la barre du haut, puis Encaisser un règlement. (Disponible quand Encaisser un règlement en caisse est activé, avec la caisse ouverte et en ligne.)

1. Choisir le client : cherchez par nom ou téléphone. Seuls les clients avec un compte sont listés, ceux qui doivent de l'argent en premier, avec leur solde et la part « échue ».
2. Payer : la caisse affiche le Solde dû et les dettes ouvertes. Saisissez le Montant reçu (ou touchez Tout), puis le Mode de règlement : Espèces, Carte, Chèque ou Virement.
   • Un montant supérieur au solde est refusé : « Le client ne doit que … ».
   • Chèque : le n° du chèque est obligatoire. Virement : la référence est facultative. Carte : le terminal (si vous en avez plusieurs) et le n° du ticket TPE.
3. Touchez Encaisser …. L'écran confirme « … encaissés », avec le solde avant, le règlement et le reste à payer (ou « Compte soldé »), puis propose Imprimer le reçu.

Les règlements s'appliquent d'abord aux plus anciennes dettes. Un règlement en espèces entre dans le tiroir : « Mettez l'argent dans le tiroir : il est compté dans le Z. » Tout le monde peut encaisser un règlement ; aucun code de responsable n'est demandé.

Le reçu de règlement (« REÇU DE RÈGLEMENT ») indique le client, le montant reçu, le mode, le solde avant, le reste à payer, les ventes couvertes et une ligne de signature.

Où cela apparaît#

• Rapport Z : une ligne « Au compte » dans les moyens de paiement (la vente), et une section Règlements clients (« hors CA », par mode, avec le terminal). Seule la part espèces des règlements change le tiroir : « + Règlements clients espèces » dans les espèces attendues.
• Relevé de compte du client (tableau de bord › Clients › Comptes) : Créance (vente), Règlement (paiement) et Avoir. On l'imprime avec le texte « Sauf erreur ou omission… ».
• Journal d'activité : « Règlement client encaissé » et « Comptes ouverts ».

Pour le responsable : activer#

Dans Paramètres › Modules :