Le rapport X et la clôture (rapport Z)

Deux rapports résument la journée de caisse :

• le rapport X, « point de situation » : les chiffres jusqu'à maintenant, sans clôturer. La caisse reste ouverte, rien n'est archivé ;
• le rapport Z, la clôture : il termine la session, fige les chiffres et les archive. Après un Z, la caisse repart de zéro.

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Ouvrir le menu de la session#

1. Touchez la pastille verte Session ouverte dans la barre du haut.
2. Responsable et propriétaire passent directement. Un caissier saisit d'abord son code PIN (ou scanne son bracelet) : la caisse vérifie qu'il a le droit de faire un X (« Peut imprimer un rapport X ») ou un Z (« Autoriser la clôture de caisse »). Un code de responsable ouvre tout. Sans droit, la caisse répond « Aucune autorisation. Demandez un responsable. »
3. Le menu Caisse propose : Clôturer la caisse (rapport Z), Point de situation (rapport X) et Réimprimer une clôture précédente. Ce qu'on n'a pas le droit de faire est grisé avec un cadenas.

Les droits d'un caissier se donnent dans Équipe.

Le rapport X (point de situation)#

L'écran Point de situation (X) montre le chiffre d'affaires du jour, le détail de la journée, les commandes en cours (non encaissées), le contrôle du tiroir et les dépenses.

• Touchez Imprimer le rapport X : le ticket s'imprime avec « RAPPORT X · POINT DE SITUATION · SANS CLÔTURE » et le pied « CECI N'EST PAS UNE CLÔTURE ».
• Il n'est ni archivé, ni envoyé par e-mail, et la session n'est pas modifiée.
• C'est ici que vous pouvez noter les dépenses de la journée.

La clôture (rapport Z)#

1. Menu Caisse › Clôturer la caisse. L'écran montre le chiffre d'affaires, le Détail de la journée (voir le contenu du rapport Z), le Contrôle du tiroir et les Espèces attendues en caisse.
2. Comptez le tiroir et saisissez le montant dans Espèces comptées (MAD) : la caisse affiche aussitôt l'écart (« Aucun écart », ou « Écart : −12,00 MAD »). Le bouton de clôture reste grisé tant que ce montant n'est pas saisi.
3. Ajoutez au besoin une Note (500 caractères au plus), imprimée sur le Z.
4. Si le format est réglé sur « Demander à chaque fois », choisissez Détaillé ou Simple.
5. Touchez Clôturer la caisse.

La caisse refuse de clôturer tant que :

• des commandes sont encore en attente (ouvertes, en cuisine, prêtes) : finalisez-les, ou touchez Annuler ces commandes… (motif automatique « Annulée à la clôture de caisse », y compris les commandes des autres caisses). Aucune perte n'est alors enregistrée pour elles ;
• les dépenses dépassent les espèces disponibles.

Les espèces attendues#

La caisse calcule ce que le tiroir doit contenir :

fond d'ouverture + ventes en espèces + pourboires en espèces − remboursements en espèces + règlements clients en espèces − dépenses.

Les paiements par carte, par chèque, par votre mode personnalisé et les ventes au compte n'entrent jamais dans le tiroir.

Après la clôture#

L'écran « Rapport Z clôturé » affiche le résumé, l'écart de caisse et le bouton Réimprimer le rapport Z, puis Ouvrir la caisse pour repartir. Automatiquement :

• les chiffres du Z sont figés (les réimpressions reprennent cette version) ;
• l'écran Historique de la caisse repart à zéro (rien n'est supprimé : le détail reste au tableau de bord) ;
• le numéro du jour redémarre à #001 ;
• le propriétaire reçoit une notification de résumé ;
• le Z s'imprime sur les imprimantes de caisse réseau (ou par le navigateur à défaut) ;
• le rapport part par e-mail aux destinataires réglés dans l'onglet Tickets (inclus dans l'abonnement de base, voir tickets et impression).

Un Z couvre toutes les ventes depuis le Z précédent, pas depuis minuit : une vente à 00h30 compte encore pour la soirée d'avant.

Réimprimer une clôture#

Menu Caisse › Réimprimer une clôture précédente : la liste des 3 dernières clôtures (date, caissier, nombre de tickets, total). Choisissez Détaillé ou Simple. C'est la version archivée qui s'imprime, pas un nouveau calcul. Il faut le droit de clôture ; impossible hors ligne.

Pour le responsable : régler le Z#

L'e-mail contient un bandeau « Équilibré / Excédent / Manquant », le chiffre d'affaires, le récapitulatif, les annulations et modifications, et les remises.